Как правильно отвечать оратору на вопросы? Полезные советы и подводные камни.
Структурой вашей презентации (выступления) могут быть предусмотрены ответы на вопросы слушателей. Выделяя какое-то время на то, чтобы удовлетворить любопытство присутствующих в зале, вы тем самым предоставляете себе отличную возможность прояснить все моменты, которые по каким-либо причинам не рассмотрели должным образом. Объявив о том, что готовы отвечать на вопросы аудитории, скажите: «Первый вопрос, пожалуйста», и, выслушивая вопрос, сохраняйте нейтральное выражение лица.
Если вопрос несет негативный оттенок, то перед тем, как отвечать на него, переформулируйте его так, чтобы он звучал более доброжелательно. Отвечая на заданный вопрос, как минимум первые 30-40 секунд смотрите непосредственно на человека, задавшего его. Если вопрос требует детального разъяснения, терпеливо поясните все от начала до конца. Если кто-то из слушателей спрашивает о том, о чем вы спрашивали во время презентации (ораторского выступления), все равно дайте исчерпывающий ответ: некоторые из присутствующих в зале, возможно, не до конца уловили смысл сказанного вами, и им тоже будет интересно выслушать ваше разъяснение.
Если же кто-то задает вопрос, который уже был озвучен всего пару минут назад, просто скажите: «Я полагаю, мы уже рассмотрели этот вопрос», и переходите к следующему.
Лучший способ ответить на длинный и пространный вопрос – это ухватить какой-нибудь из его аспектов и детально остановиться на нем. Время от времени вы можете сталкиваться с риторическими вопросами: слушатель высказывает реплику с места и с интересом ожидает вашей реакции на нее. Не попадайтесь на такую наживку, уточните у автора реплики: «В чем конкретно заключается ваш вопрос?»
Если вы видите, что вопросы слушателей в основном касаются какой-то одной темы, которую вам не хотелось бы подробно рассматривать, постарайтесь уйти от нее: заинтересуйте присутствующих в зале какой-нибудь иной темой и предложите высказаться тем, кто еще не задавал вопросы. На вопросы слушателей лучше всего отвечать ближе к завершению презентации (выступления), но ни в коем случае не в самом конце, поскольку вопросы и ответы могут «смазать» эффект от ранее сказанного вами.
Постройте свою презентацию таким образом, чтобы после ответов на вопросы присутствующих в зале у вас осталось время на запоминающуюся, яркую завершающую часть. Кроме неправильного планирования структуры выступления (презентации), отвечая на вопросы слушателей, вы можете столкнуться еще с целым рядом подводных камней.
Наиболее распространены из них следующие:
1. Оратор не повторяет заданный ему вопрос. Некоторые ораторы совершают ошибку, не повторяя адресованный им вопрос для тех слушателей, которые возможно, не расслышали его. Повторять вопросы слушателей просто необходимо; вы можете даже слегка переформулировать его – с тем, чтобы его смысл был полностью понятен всем в зале.
2. Оратор отвечает на вопрос слишком поспешно. Даже если вы можете сразу предоставить исчерпывающую информацию по заданному вопросу, прежде чем отвечать на него, сделайте небольшую паузу – дабы у слушателей создалось впечатление, что вы собрались с мыслями перед тем, как дать ответ. Если вы отвечаете на вопросы моментально, вас могут счесть хвастливым всезнайкой. Никто не упрекнет вас за секундную паузу, но от нее выиграете вы.
3. Когда оратор неуверен в своих знаниях, он начинает гадать. Аудитория всегда четко распознает нерешительные ответы. Если вы не знаете ответа на тот или иной вопрос, лучше ничего не придумывать, а честно признаться в этом. Если же вы считаете, что вам все-таки стоит попытаться ответить, предварите ваш ответ следующими словами: - «По моим оценкам…» - «Я не точно уверен, но полагаю, что…»